Personvern i Tidlogg

Om leverandøren

Tjenesten leveres av Tidlogg AS. Org.nr. 838 660 932. Aksjeselskap (AS), Foretaksregisteret. Hovedkontor: Bråtengata 57, 1515 Moss, Norge.

Kunden/arbeidsgiveren er behandlingsansvarlig for sine ansattes opplysninger. Tidlogg AS er databehandler etter kundens dokumenterte instrukser og databehandleravtale. Tidlogg AS er selv behandlingsansvarlig for egne formål, som administrasjon av nettsted og kontakt-/kundehenvendelser; dette gir ikke rett til å bruke kundens ansattopplysninger til egne formål.

Personvern: privacy@tidlogg.no. Brukerstøtte: support@tidlogg.no.

Arbeidsgivers og Tidloggs ansvar

Arbeidsgiveren din er behandlingsansvarlig for virksomhetens ansatt-, time- og fraværsopplysninger. Tidlogg er databehandler og behandler disse opplysningene etter dokumenterte instrukser fra arbeidsgiveren.

Arbeidsgiveren bestemmer formål og behandlingsgrunnlag, også eventuelle vilkår for behandling av særlige kategorier personopplysninger. Tidlogg velger ikke arbeidsgiverens grunnlag etter personvernforordningen artikkel 6 eller 9. Arbeidsgiveren skal gi deg informasjon om sin behandling.

Tidlogg er selv behandlingsansvarlig der vi bestemmer egne formål, som kunde- og leverandøradministrasjon, direkte støttehenvendelser, tjenestesikkerhet og forebygging av misbruk. Avtale eller tiltak før avtale brukes når du selv er part og behandlingen er nødvendig for avtalen. Berettigede interesser brukes for nødvendig kontaktadministrasjon og sikker, pålitelig drift etter vurdering mot dine rettigheter. Rettslig plikt brukes der en konkret plikt gjelder. Vi baserer ikke disse formålene generelt på samtykke.

Hvilke opplysninger brukes, og hvorfor?

Opplysninger kommer fra deg, arbeidsgiverens administratorer og godkjennere, og fra bruk av tjenesten. Hva som er nødvendig, avhenger av rollen og arbeidsflyten.

• Navn, kontakt- og kontoinformasjon, innlogging, virksomhetstilknytning, ansattprofil, arbeidsforhold og arbeidsplan brukes for tilgang og administrasjon.
• Arbeidsøkter, start/stopp, registrert tid, prosjekt- og arbeidspakkefordeling, godkjenninger, signeringer og korreksjoner brukes for timeføring og dokumentasjon, blant annet FoU/SkatteFUNN.
• Ferie, fravær, datoer, varighet, saldoer og beslutninger brukes for fraværsadministrasjon, forventet arbeidstid og fleks-/avspaseringsbalanse.
• Endringshistorikk, sikkerhetshendelser og begrensede tekniske driftsdata brukes for etterprøvbarhet, feilsøking, sikkerhet og tilgjengelighet.
• Kontaktinformasjon og nødvendig korrespondanse brukes for støtte og oppfølging.

Nødvendige konto- og arbeidsopplysninger må være tilgjengelige for at de aktuelle funksjonene skal virke. Valgfrie kommentarer skal bare brukes ved et reelt behov.

Fravær: ikke skriv medisinske detaljer

Ikke legg inn diagnoser, symptomer, behandling, medisiner, sykehistorie eller annen medisinsk fortelling. Godkjennere skal heller ikke be om dette. Sykefravær skal begrenses til nødvendige strukturerte opplysninger som kategori, periode, omfang og status.

Fritekst er bare tillatt når den er nødvendig for ikke-medisinsk administrasjon, for eksempel ferie eller fleksuttak. Detaljerte fraværskommentarer er begrenset til den ansatte og den konkret tildelte fraværsgodkjenneren ved behov. Prosjektlederrollen alene gir ikke slik tilgang; administratorrollen er ikke en generell tilgang til medisinske opplysninger.

Regelen støttes av veiledning og tilgangsbegrensninger, men systemet blokkerer ikke automatisk medisinsk tekst. Månedlig og prosjektbasert dokumentasjon bruker begrensede operative opplysninger, ikke detaljerte fraværskommentarer.

Mottakere og tjenesteleverandører

Hos arbeidsgiveren gis tilgang etter rolle og konkret ansvar. Tidloggs autoriserte driftspersonell får bare tilgang som er nødvendig for oppgaven.

• Supabase: database og autentisering. Primære prosjektdata ligger i Stockholm (eu-north-1). Dette betyr ikke at all behandling hos leverandøren og dens underleverandører skjer i Sverige eller EØS.
• Vercel: nettløsning, globalt innholdsnettverk og serverkjøring. Serverfunksjoner er konfigurert for Stockholm; global distribusjon og øvrig leverandørbehandling er ikke begrenset til denne regionen.
• Grafana Cloud: begrensede driftsmålinger, feil og spor. Lagring følger valgt stack-region; leverandøren bruker også globale underleverandører. Vi oppgir ikke en ubekreftet lagringsregion.
• Resend: invitasjoner, passordgjenoppretting og annen transaksjons-e-post. Lagrede meldinger, leveringslogger og relaterte data lagres i USA; utsendingsregion endrer ikke dette. Ikke send medisinske opplysninger gjennom disse e-postene.
• Domeneshop: domenetjenester og hosting av støtte-/personvern-e-post. Vi oppgir ikke et ubekreftet lagringsland for e-post.

Noen leverandører kan behandle opplysninger utenfor Norge eller EØS. Overføringer som krever garantier må ha et gyldig grunnlag for det aktuelle avtaleforholdet, for eksempel EUs standard personvernbestemmelser eller en relevant beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Leverandørenes generelle avtaleverk er ikke i seg selv bekreftelse på dekning for Tidloggs konto. Avtaledekning avklares før kundeopplysninger tas i bruk; kontakt oss for informasjon om gjeldende garantier.

Leverandørinformasjon: Supabase, Vercel, Grafana, Resend og Domeneshop.

Hvor lenge beholdes opplysningene?

Dette er den godkjente lagringspolicyen for piloten, ikke en generell lovbestemt frist for alle kunder. Bevaringsbehov må vurderes for riktig formål og dataklasse.

Fraværskommentarer

12 måneder etter at forespørselen eller saken er avsluttet.

Beslutnings-, avslags-, reverserings- og korreksjonsbegrunnelser

3 år etter avsluttet sak, med unntak for dokumenterte tvister, undersøkelser eller andre berettigede bevaringsbehov.

Strukturert fravær, fleks og saldoer

3 år etter at arbeidsforholdet er avsluttet, eller den lengre perioden som gjelder dersom opplysningene støtter nødvendig signert eller annen dokumentasjon.

Tid, arbeidsøkter, fordeling, måneds-/kvartalsgodkjenning og korreksjoner

Normalt 5 år etter utløpet av rapporteringsåret, med dokumenterte unntak.

Endelig SkatteFUNN-dokumentasjon, låste kvartaler og eksportfiler

Normalt 5 år etter utløpet av rapporteringsåret. Lengre bare ved dokumentert kontroll, revisjon, tvist eller bevaringspålegg.

Revisjons- og hendelseshistorikk

Følger dokumentasjonen den støtter, normalt 5 år for signert time-/FoU-dokumentasjon.

Unødvendige konto-, ansattkoblings- og klargjøringsopplysninger

90 dager etter avslutning/endelig status. Nødvendige referanser til signert historikk beholdes i begrenset form i dokumentasjonsperioden. Tilgang avsluttes straks den ikke lenger er autorisert.

Midlertidige invitasjons-, aktiverings- og gjenopprettingsopplysninger

90 dager etter endelig status, med unntak for nødvendig revisjons-/sikkerhetsdokumentasjon.

Begrensede registreringer av feil ved innloggingsbekreftelse

30 dager, med sletting ved neste vellykkede timevise opprydding, normalt inntil én time senere.

Driftsmålinger, logger og spor

Godkjent leverandør-/avtalefestet periode. Pilotmålet er 30 dager der Tidlogg styrer eller kan konfigurere perioden, med mindre en annen leverandørperiode er dokumentert.

Transaksjons-e-post hos Resend

Leverandøren oppgir 30 dager for e-post og logger på Free/Pro/Scale og 7 dager for sikkerhetskopier. En annen plan må vurderes særskilt.

Databasesikkerhetskopier

Utløper etter den verifiserte leverandørperioden for aktuell plan og miljø. Slettede opplysninger kan finnes i kopier frem til utløp; vi lover ikke umiddelbar sletting fra alle kopier.

Isolerte gjenopprettingskopier

Slettes innen 24 timer etter avsluttet øvelse eller validering, med mindre et dokumentert hendelses-/bevaringsbehov krever annet.

Støtte- og kundesaker

24 måneder etter avsluttet sak, med dokumenterte unntak for tvist eller andre berettigede behov.

Avslutning av kundeforhold

Avtalt tilbakelevering/eksport før disponering. Operative opplysninger slettes eller anonymiseres innen 30 dager etter avslutning/tilbakelevering, med unntak for godkjent dokumentasjonsbevaring og bevaringspålegg.

Dokumenterte bevaringspålegg må ha avgrensning, grunn, ansvarlig og dataklasse, og vurderes minst kvartalsvis. Vanlige frister gjelder igjen når pålegget opphører.

Teknisk begrensning: automatisk sletting er ikke innført for alle dataklasser. Automatisk redigering/sletting av fraværskommentarer, generell ansattanonymisering og sletting av hele kunder er ikke implementert. Signert og etterprøvbar historikk skal ikke endres eller ødelegges i det stille. Leverandørstyrt utløp er forskjellig fra sletting i Tidlogg.

Informasjonskapsler og tekniske driftsdata

Supabase bruker informasjonskapsler for innlogging og fornyelse av økten. Tidlogg bruker også en informasjonskapsel for valgt virksomhet. Det er derfor ikke riktig å beskrive tjenesten som uten informasjonskapsler. Disse nødvendige teknologiene er alltid aktive og krever ikke valgfritt samtykke.

Valgfri diagnostikk og ytelsesmåling fra Grafana Faro starter bare etter at du velger «Godta diagnostikk» i Personvernvalg. Dette gjelder også før innlogging. Du kan velge «Avvis» uten å miste tilgang til tjenesten. Faro lastes ikke inn og leser eller skriver ikke nettleserlagring før samtykke.

Etter samtykke bruker Grafana Faro begrensede tekniske øktidentifikatorer og nettleserens sessionStorage for sammenheng innen en fane/økt. Varig Faro-øktsporing i localStorage er ikke aktivert; SDK-et kan teste tilgjengelig nettleserlagring. Dette er ikke anonyme data. Vi bruker ikke generell klikksporing, Session Replay eller generell innsamling av nettleserkonsollen.

Nettleser- og serverspor begrenses til tekniske feil, normaliserte ruter, versjon, status og tidsmålinger. Filtrene fjerner identitets-/forretningsfelter, skjemainnhold, meldingsinnhold og sensitive URL-verdier. Leverandøren kan likevel motta IP-adresse og tekniske forbindelsesopplysninger. Overvåking av tilgjengelighet tester offentlige endepunkter, ikke ansattes arbeid.

Du kan endre eller trekke samtykket tilbake med Personvernvalg øverst på siden. Tilbaketrekking stopper videre innsamling og laster siden på nytt; lagre eventuelle endringer først. Allerede sendte opplysninger trekkes ikke tilbake. Valget gjelder denne nettleseren på dette nettstedet, ikke andre enheter eller nettsteder.

Tidlogg husker både godta og avvis i 180 dager med én egen localStorage-oppføring som bare inneholder valg, versjon og utløpstid, uten brukeridentifikator. Denne nødvendige preferanselagringen brukes bare for å respektere personvernvalget, ikke til sporing. Etter utløp kreves et nytt valg før diagnostikk starter igjen.

Nødvendig serverbasert driftsovervåking fortsetter uavhengig av dette valget. Faro-hendelser fra /demo utelates; dette betyr ikke at leverandøren ikke har tekniske tilgangslogger. Vi bruker ikke valget som samtykke til arbeidsgiverens behandling av arbeidsopplysninger.

Dine rettigheter og kontaktvei

Du kan be om innsyn, retting, sletting der vilkårene er oppfylt, begrensning og dataportabilitet der det gjelder. Du kan protestere mot behandling basert på berettigede interesser. Rettigheter kan begrenses av lovlige bevaringskrav og andres rettigheter; en deaktivering av konto er ikke det samme som sletting.

For arbeidsgiverens time- og fraværsopplysninger kontakter du normalt arbeidsgiveren. Tidlogg bistår arbeidsgiveren som databehandler. For Tidloggs egne formål eller spørsmål om kontaktveien, skriv til privacy@tidlogg.no. Vi kan be om nødvendig bekreftelse på identitet og fullmakt. Ikke send passord, medisinske detaljer eller unødvendige vedlegg.

Du kan klage til Datatilsynet.

Sikkerhet og endringer

Personlige kontoer, rollebasert tilgang, virksomhetsavgrensning og etterprøvbar endringshistorikk beskytter opplysningene. Kommunikasjon bruker HTTPS, og sikkerhetskopiering og hendelseshåndtering støtter driften. Ingen løsning gir en garanti mot alle sikkerhetshendelser.

Ved vesentlige endringer oppdateres versjon og dato. Berørte kunder informeres gjennom avtalt kontaktvei; arbeidsgiveren informerer sine ansatte der det er nødvendig.